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寄出一張17年前成績(jī)單,在準(zhǔn)封閉管理下的大學(xué)校園如此不易

來(lái)源:騰訊網(wǎng)    發(fā)布時(shí)間:2022-03-31 08:50:13

圖說(shuō):兩位大學(xué)生協(xié)助尋找十幾年前的一份成績(jī)單 采訪對(duì)象供圖

新民晚報(bào)訊(記者 郜陽(yáng) 通訊員 劉志瑋)日前,一封發(fā)往千里之外的快件終于從上海臨港啟航了。快件袋里裝載的不過(guò)是一張薄薄的紙片,但它卻是疫情下,上海電機(jī)學(xué)院圖書館、檔案館和材料學(xué)院多位老師和同學(xué)持續(xù)接力,共同努力的結(jié)果。

22日一大早,上海電機(jī)學(xué)院圖書館、檔案館館員余萍接到一名2005年畢業(yè)的校友打來(lái)的求助電話。因升學(xué)需求,急需調(diào)取這名校友在校學(xué)習(xí)的檔案成績(jī)單。不過(guò),當(dāng)前學(xué)校正處于準(zhǔn)封閉管理狀態(tài),進(jìn)入校園需要嚴(yán)格的健康證明手續(xù)和足夠的健康觀察時(shí)間。而且檔案館的所有老師均因疫情原因被封控在小區(qū)內(nèi),根本無(wú)法趕到學(xué)校辦理檔案業(yè)務(wù)。

雖然疫情形勢(shì)嚴(yán)峻,但校友事關(guān)升學(xué)的急切需求必須保障。余萍立即將這一情況匯報(bào)給了圖書館、檔案館領(lǐng)導(dǎo)。館領(lǐng)導(dǎo)接到報(bào)告后,第一時(shí)間從在校的圖書館防疫工作專班中抽調(diào)了謝丹玫老師趕赴檔案館協(xié)助。

畢竟術(shù)業(yè)有專攻,謝丹玫到達(dá)檔案館后,遇到的第一個(gè)棘手問題便是對(duì)檔案管理系統(tǒng)不熟悉——不經(jīng)過(guò)系統(tǒng)檢索,想要從浩如煙海的檔案庫(kù)房里找出一張薄薄的17年前的成績(jī)單幾乎是不可能的。為此,余老師和謝老師立即接通了視頻電話,“面對(duì)面”交流。

謝丹玫很快掌握了檢索方法,但第二個(gè)問題又出現(xiàn)了——在輸入校友姓名檢索時(shí),系統(tǒng)里一下子跳出了多個(gè)同名同姓的檢索信息,而這位校友已經(jīng)記不清班級(jí)編號(hào)。無(wú)奈,兩位老師“抽絲剝繭”,不斷縮小“包圍圈”,總算獲得了有幫助的信息。

此時(shí),第三個(gè)問題出現(xiàn)了!檢索信息雖然有所縮小,但工作量仍然巨大,謝丹玫又對(duì)檔案庫(kù)房的排架規(guī)則不熟悉,僅靠她去慢慢查找,勢(shì)必耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。好在,在檔案館勤工儉學(xué)的材料學(xué)院劉珂和梁博兩位同學(xué)加入到搜尋隊(duì)伍中。

幾人從一間庫(kù)房到另一間庫(kù)房,從一排檔案架到另一排檔案架,從一個(gè)文件夾到另一個(gè)文件夾,多個(gè)班級(jí)的檔案成績(jī)單被摘取出來(lái),再與檔案系統(tǒng)中的全部檢索信息逐一比對(duì)排查,并與求助校友反復(fù)溝通確認(rèn),終于在長(zhǎng)達(dá)數(shù)小時(shí)的工作后鎖定了目標(biāo)檔案。

原尺寸復(fù)印、加蓋檔案館印章、制作掃描件后發(fā)送郵件、聯(lián)系快遞公司投遞書面稿,接下來(lái)的工作不再?gòu)?fù)雜,但依然需要細(xì)致和認(rèn)真。當(dāng)郵件發(fā)出、快遞寄出之后,四人總算都松了口氣。

校方介紹,自準(zhǔn)封閉管理以來(lái),檔案館已累計(jì)收到咨詢及辦理檔案去向61人次;考研復(fù)試、出國(guó)留學(xué)需要成績(jī)單蓋章寄送44人次;調(diào)檔咨詢23人次;無(wú)入學(xué)登記表證明173人次等。負(fù)責(zé)滯留學(xué)校五年以上畢業(yè)生檔案的宋紅霞老師每天被各類咨詢電話打到手機(jī)發(fā)燙,最后只能一邊充電一邊回復(fù)來(lái)自畢業(yè)生本人、家屬、學(xué)校老師的咨詢,然后遠(yuǎn)程指導(dǎo)圖書館防疫工作專班的老師協(xié)助辦理線下業(yè)務(wù)。通過(guò)圖書館和檔案館各位老師的通力合作,積極滿足了相關(guān)查檔調(diào)檔要求。

關(guān)鍵詞: 上海電機(jī)學(xué)院 通力合作 勤工儉學(xué)

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